¿Sistema de control escolar o CRM?

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Cuando se trata de la gestión de una institución educativa, es fundamental contar con herramientas tecnológicas que permitan automatizar procesos y mejorar la eficiencia de los equipos de trabajo. En este sentido, el Sistema de Control Escolar (también conocido como Sistema de Gestión Escolar) y el CRM  (Customer Relationship Management, traducido al español como “gestión de la relación con los clientes”) son dos soluciones que, aunque tienen funciones distintas, se complementan para lograr resultados sorprendentes.

¿Qué es un CRM?

Un CRM es un software que se utiliza para gestionar y mejorar las relaciones con los clientes. Su objetivo principal es proporcionar una vista centralizada de toda la información relevante sobre los clientes o leads, de tal forma que las interacciones establecidas lleven a una venta. Por ello, una característica principal de los CRM es que permiten registrar información valiosa, como nombres, correos electrónicos y números de teléfono. De esta forma es posible llevar a cabo un seguimiento, calificar a los leads y determinar de qué manera ofrecerles una experiencia positiva que se materialice en una relación a largo plazo. Adicionalmente, agiliza procesos de marketing, mejora la colaboración del equipo de asesores comerciales y permite analizar los resultados de venta obtenidos en diferentes periodos de tiempo. En pocas palabras, un CRM almacena información de clientes actuales y potenciales, permitiendo generar tareas y actividades encaminadas a impulsar las ventas.

Diferencias entre un CRM genérico y un CRM educativo

Ahora que hemos descrito qué es un CRM, es importante mencionar que puede tener diferentes enfoques, lo cual nos lleva a determinar que existen varios tipos de CRM utilizados para alcanzar diferentes objetivos. El CRM común o genérico está diseñado para administrar los procesos de venta de cualquier giro comercial. Esto significa que permite gestionar la comercialización en una farmacia, hotel, refaccionaria, automotriz, banco, tienda departamental, entre otros. Al estar basado en procesos comerciales genéricos, resalta el uso de conceptos como “ventas”, “clientes”, “negocio”, “servicio postventa”, “marca”, “asesores comerciales”, “consumidores”, entre otros. Bajo este reconocimiento, debemos preguntarnos: ¿es esto lo que una institución educativa, academia o centro de aprendizaje necesita?

No realmente, pero es ahí donde entra un CRM educativo o especializado en educación, como ProspectusCRM, que es creado a partir de los procesos y términos que rigen a una institución educativa. Esto permite que las escuelas, universidades o academias modelen sus procedimientos en torno a términos como “inscripciones”, “admisiones”, “aspirantes”, “alumnos potenciales”, “prospectos”, “tutores”, “fidelización”, “asesores de inscripción”, “matrícula”, “metas de inscripción” y demás. En resumen, esta versión del CRM está diseñada específicamente para ayudar a las instituciones educativas a mejorar su relación con los aspirantes, estudiantes, profesores, padres de familia y otros interesados.

¿Por qué elegir un CRM educativo y no uno genérico?

En realidad, para una institución educativa, un CRM genérico puede resultar poco práctico, pues su oferta gira en torno a un servicio de enseñanza y/o capacitación, no a productos tangibles o intangibles. No necesitan saber cuántos “artículos” se vendieron, sino cuántos alumnos se inscribieron. No buscan conocer su producto estrella, sino su programa con mayor demanda. No tienen clientes, tienen prospectos o aspirantes. De ahí que sea de suma importancia apoyarse de una herramienta que esté hecha a partir de sus procesos, necesidades y realidades.
Sobre esta línea, si una escuela, academia o universidad decidiera trabajar con un CRM no especializado, lo que conseguiría sería un sistema para ventas generales, el cual debe pasar primero por un proceso de adaptación o configuración amplia para acoplarse a las necesidades de la institución académica.


Si la institución no cuenta con el equipo técnico especializado, su proveedor tendrá que hacer esas adaptaciones y ello podría encarecer el costo del CRM. Si, por el contrario, la institución cuenta con el equipo, podrá ahorrarse ese pago extra, pero estará a expensas del tiempo que lleve adaptarlo (que podrían ser días, semanas o incluso meses). Si el proceso se extiende, es posible que el equipo de admisiones deba regresar a las hojas de cálculo o apuntes en papel para sacar la operación diaria adelante en lo que la configuración del CRM se termina.
En cambio, un CRM educativo encierra una configuración más ágil por estar ya enfocado en procesos de inscripción. Claro que no todas las escuelas tienen el mismo proceso y será necesario personalizar algunos elementos, pero el sistema está hecho para eso. Esta facilidad vuelve al software más amigable para el equipo de admisiones, además de que reduce la curva de aprendizaje, permitiéndole a los asesores enfocarse en sus labores de seguimiento. Por si eso fuera poco, los reportes que genera el CRM tendrán más sentido para los directivos y la interpretación de resultados será más clara a fin de tomar decisiones estratégicas en toda la institución.

¿Qué es un Sistema de Gestión Escolar?

Un Sistema de Gestión Escolar (SGE) es un software que se utiliza para gestionar los procesos académicos y administrativos de una institución educativa. Dentro de sus funciones se encuentran el registro de estudiantes, calificaciones, gestión de matrículas, gestión de exámenes, entre otras. Los Sistemas de Gestión Escolar permiten a las instituciones educativas administrar y automatizar los procesos que antes se realizaban manualmente, mejorando así la eficiencia y eficacia de la institución.

Diferencias entre un CRM educativo y un Sistema de Gestión Escolar (SGE)

Aunque ambos sistemas son herramientas tecnológicas enfocadas a instituciones educativas, hay algunas diferencias notables entre ellos, mismas que pueden analizarse desde 3 aspectos.

  1. Objetivo: El objetivo de un CRM educativo es mejorar la relación con los prospectos o aspirantes a ser alumnos, mientras que el objetivo de un SGE es gestionar los procesos académicos y administrativos de una institución educativa.
  2. Funcionalidades: Un CRM educativo incluye funciones de automatización de procesos, análisis de datos y herramientas de marketing, mientras que un SGE incluye funciones de administración de calificaciones, listas de asistencia, registro de estudiantes y administración de historiales académicos.
  3. Almacenamiento de datos: Un CRM educativo almacena los datos de los prospectos para mejorar el servicio que se les ofrece en su interés por conocer o inscribirse a un programa, mientras que un SGE almacena los datos académicos y administrativos de los estudiantes.

Cómo se complementan un CRM educativo y un Sistema de Gestión Escolar

A pesar de sus diferencias, un CRM y un SGE pueden complementarse de manera efectiva. Por ejemplo, un Sistema de Gestión Escolar puede utilizar la información del CRM para personalizar la experiencia del estudiante y mejorar la relación con ellos. Además, el CRM puede integrarse con el SGE para mejorar la eficiencia de la gestión de los procesos administrativos y la toma de decisiones.

Conclusión

En resumen, ante la pregunta “¿Sistema de Gestión Escolar o CRM?”, la respuesta correcta sería: Ambos, ya que no están peleados, sino que se complementan. Por ello, cuando de instituciones académicas se trata, la clave está en la implementación y personalización de un SGE y un CRM educativo.

En este sentido, no sirve conformarse con un CRM común cuando es posible aterrizar los procesos a los deseos y necesidades específicas de la institución académica. Dicho de otra forma, no tiene caso elegir un CRM genérico cuando existe ProspectusCRM. Sus amplias funcionalidades e integraciones lo vuelven un CRM educativo robusto, altamente configurable y efectivo.

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