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La hoja de cálculo no es un CRM

Una de las aplicaciones de software más utilizada en cualquier entorno productivo sin duda son las hojas de cálculo, la facilidad y flexibilidad para trabajar con ellas hace que las personas las utilicen para recopilar y organizar información de manera muy simple; sin embargo, esta simplicidad puede llevarnos a otra serie de problemas que podrían traernos más problemas que los beneficios que se pudieron contemplar inicialmente.  A continuación te comentamos algunos de los problemas que más podemos encontrar cuando hablamos de gestionar nuestros prospectos en hojas de cálculo.;

Errores e inconsistencia en la información. Debido a que en las hojas de cálculo se permite la introducción de cualquier tipo de datos, es común que las personas ingresen valores en celdas que no correspondan, diferentes formatos para un mismo tipo de dato o diferentes formas de representar un mismo valor como por ejemplo:  dólar, dólares, USD, dólar americano, dólar estadounidense, etc. Todo esto sin contemplar los errores comunes como la ortografía o errores de dedo.

Seguridad de la información. Si se utiliza una hoja de cálculo de escritorio y se daña el archivo estaremos perdiendo toda la información que contenga el archivo o corremos el riesgo de que alguien haga una copia de ese archivo sin autorización. Si hablamos de una hoja de cálculo en la nube donde varias personas pueden acceder, al no contar con sistemas de privilegios todos podrán acceder a ver toda la información que contenga el archivo.

Diferentes versiones de la información. Si nuestro equipo está conformado por más de una persona y cada uno lleva su propio registro podemos tener versiones distintas de la información lo que puede impactar de manera negativa a la hora de tomar decisiones.

Problemas para el seguimiento de prospectos. Si bien es cierto que la hoja de cálculo nos permitirá registrar los datos del prospecto de manera muy simple, también es cierto que no nos ayudará a llevar el seguimiento que se le ha dado al prospecto, quién lo ha contactado, qué se ha hecho con el prospecto, cuándo, a qué hora, cuántas veces, a través de qué medios, etc.

Problemas para presentar informes.  Es un hecho que todas las áreas de admisiones tendrán que presentar informes de los logros alcanzados en un periodo de tiempo, para presentar estos informes se requieren de datos resumidos que, generalmente implican que las personas tengan que concentrar toda la información de los diferentes archivos que se trabajan y si a esto le agregamos los errores e inconsistencia de datos, el informe se convierte en todo un reto.

Lentitud con el volumen de datos. Cuando iniciamos a trabajar con una hoja de cálculo no tendremos problemas pero en la medida que nuestro archivo se vuelva grande empezaremos a tener problemas para trabajar con los datos porque se volverá lento.

Al mencionar estos problemas con las hojas de cálculo en los procesos de captación e inscripción, no queremos plasmar una idea de que no son útiles, por el contrario, es una herramienta muy poderosa pero debemos tener claro que hay herramientas que se desarrollan con fines específicos como el CRM para la prospección y seguimiento  de prospectos.