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Diferencia entre CRM para escuelas y CRM general

(Configurar vs Adaptar)

Sí bien hoy existen decenas de marcas de CRM en el mercado y desarrollados en diferentes partes del mundo, es muy importante que analices el enfoque o especialización que tienen, pues ello jugará un papel muy importante en la implementación y el uso.

La mayoría de estos sistemas han sido desarrollados con el propósito de administrar los procesos de ventas de cualquier giro comercial; al ser genéricos, pueden gestionar la comercialización en una farmacia, hotel, refaccionaria, banco, tienda departamental, etc. Pero ¿Es lo que un Colegio o Universidad necesita? Para una institución educativa puede resultar poco práctico, pues su oferta gira en torno a un servicio de enseñanza y/o capacitación, no a productos tangibles o intangibles. No necesitan saber cuántos “artículos” se vendieron, sino cuántos alumnos se inscribieron. No buscan conocer su producto estrella, sino su programa con mayor demanda. No tienen clientes, tienen Prospectos o Aspirantes.

El proceso de implementación, es la parte más importante al incorporar un CRM en un departamento de admisiones, pues de ello va a depender su correcto funcionamiento, que el equipo lo explote al 100% y que los Directivos puedan obtener los reportes adecuados para la toma de decisiones estratégicas; con indicadores que hablen de alumnos inscritos, cumplimiento de metas, costo promedio por inscrito, avances de la campaña, inscritos por región, etc.

Un sistema para ventas generales, primero debe pasar por un proceso de Adaptación, lo que podría implicar cambios que requieran programación, para que pueda acoplarse a las necesidades de una escuela. Si la escuela no cuenta con el equipo técnico especializado, su proveedor tendrá que hacer esas adaptaciones, lo que encarecerá el costo del sistema; si cuenta con el equipo, podrá ahorrar ese pago extra, pero estará a expensas del tiempo que le lleve adaptarlo (podrían ser días, semanas o meses). Si no se hacen estos cambios en el software, la curva de aprendizaje puede prolongarse más de lo necesario y el equipo de admisiones regresaría a usar hojas de cálculo o apuntes en papel, pues les ganará la operación diaria.

Un sistema especializado en instituciones educativas, por naturaleza está enfocado en procesos de inscripción de nuevos alumnos y aunque es claro que no todas las escuelas tienen el mismo proceso, lo puedes Configurar con base en tus requerimientos. La configuración es un proceso más ágil que una adaptación y prácticamente te permite personalizar el CRM. Ésto lo hará más amigable para el equipo de admisiones, además la curva de aprendizaje será más corta y les permitirá enfocarse en sus labores de seguimiento.
Para los directivos, los reportes tendrán más sentido y la interpretación de resultados será más clara.

Ahora que conoces esta información y estás por implementar un CRM en tu escuela, seguramente elegirás el indicado.