Implementar un nuevo sistema o proceso de trabajo, sea un CRM u otra herramienta, siempre supondrá un cambio y por ello habrá riesgos o implicaciones a considerar. En esta entrada de blog te compartimos los errores más frecuentes que hemos detectado entre nuestros clientes a la hora de implementar un CRM para escuelas, colegios o universidades, en sus procesos de inscripción:
1. Objetivos no definidos
Una de las preguntas que deberíamos hacernos cuando pensamos en integrar a nuestros procesos un CRM para escuelas es: ¿cuáles son los objetivos que buscamos alcanzar con su implementación?
Si no tenemos claros los objetivos para implementar un CRM, entonces será difícil identificar si el sistema está aportando valor a nuestros procesos. Adicionalmente, el apoyo de los directivos es fundamental, ya que son ellos quienes deben transmitir al equipo la confianza y la relevancia del uso correcto de esta herramienta en los procesos de inscripción.
2. Parametrización del CRM
La configuración y parametrización del sistema no es una tarea que deba realizar el área de sistemas de manera unilateral; claro, puede ser un gran apoyo, pero definitivamente quien debe involucrarse al 100% es el área de marketing, admisiones o ventas, porque son quienes definirán la forma de operar el sistema con base en sus procesos y perfiles de usuarios.
3. Proceso de ventas o inscripción no definido
Si aún no se tiene claro el proceso de venta o inscripción, se debe tomar el tiempo necesario para identificar las etapas que conforman el proceso. Por ello, no es recomendable que se defina de manera arbitraria o considerarlo como un requisito más al momento de configurar el CRM, puesto que podría representar un obstáculo para poder trabajar de manera fluida en el día a día.
4. Importación de datos
Cuando las instituciones educativas no tienen implementado un CRM es común que la información de sus prospectos esté en diferentes orígenes de datos y es muy probable que los datos estén incompletos, duplicados, desactualizados o con errores. En consecuencia, es sumamente importante hacer una depuración de la información.
En ocasiones los usuarios insisten en cargar su información histórica, porque no quieren arrancar con el sistema vacío o porque quieren tener reportes comparativos a pesar de no tener los datos que requiere el CRM para funcionar de manera correcta. No obstante, alimentar al sistema con información no depurada e incompleta tendrá un impacto negativo en el resultado esperado del CRM.
5. Seleccionar CRM por precio
Sin duda el precio es una variable que se debe considerar en cualquier adquisición que se vaya a realizar. Sin embargo, la decisión no debe estar basada únicamente en el precio, también se deben considerar los requerimientos de la institución educativa, así como el tiempo que llevará realizar las adaptaciones para implementar el CRM. Es importante mencionar que, si desde un inicio la herramienta no se adecuó para cubrir las necesidades de la institución educativa, es probable que las adaptaciones representen un mayor costo e impliquen posponer su uso hasta que su operación sea la necesaria.
Una vez que te hayas decidido a implementar un CRM, considera y analiza bien, desde tus objetivos hasta el costo, para que no te lleves sorpresas al momento de comenzar a usarlo.
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