3 consejos para lograr tus metas de inscripción, con el apoyo de tu CRM

¿Qué áreas de una institución educativa tienen injerencia en los procesos de captación y matriculación de alumnos? ¿Cómo se puede evitar que el proceso falle? Aquí te dejamos algunos consejos…

Los procesos de captación de nuevos alumnos, tanto en universidades como en colegios, implican —además de tecnologías de información— a la estructura de la organización en sí misma, a sus procesos y a la manera en que la información se distribuye hacia todos los actores/usuarios, que intervienen en los procesos de captar nuevos alumnos.

Lo numeroso de las variables del proceso hace que puedan darse dificultades en la puesta en marcha de un CRM y en el logro de las metas de captación, que cada campaña subsecuente implicará.

3 tips para que tus metas de inscripción puedan darse con menores dificultades:

1. Inicia con el apoyo de tu rector o director general

Un sistema CRM satisfactorio debe incorporar mediciones o cuadros de mando integral que permitan conocer en tiempo real los avances del proceso, así como los números que se revisan en las reuniones de avance semanales o quincenales.

Esta información resulta vital para los altos directivos, que por lo general son los responsables últimos de la captación de nuevos alumnos.

Cuando los altos directivos revisan varias veces durante el día cómo se comporta el proceso mediante los tableros de un CRM, los demás directivos y el personal operativo se sienten impulsados a utilizarlo. La presencia del rector o director general en un evento de banderazo de salida o kick-off, es altamente recomendable.

2. El responsable directo de los procesos de promoción y captación debe dar el ejemplo con el uso del CRM

Cada director de mercadotecnia necesita conocer a su equipo de ejecutivos-asesores-promotores, para convencerlos e instruirlos en el uso del sistema.

  • Ventajas como la producción de evidencias permanentes de su trabajo, reducción de tiempo en elaboración de reportes futuros y el acceso a las herramientas necesarias, durante el contacto individual, pueden ser argumentos para el uso del CRM. Y pueden ser más efectivos que una sanción.

El apego de la persona que ejerce el rol de director de mercadotecnia a la supervisión basada en el CRM aumentará significativamente el éxito en su uso, en comparación con instituciones en donde los fallos en el cumplimiento de metas pretenden justificarse con frases como: “los promotores no quisieron utilizarlo”.

3. Usa el principio de entran-joyas-salen-joyas (opuesto al garbage in, garbage out)

Es vital que el equipo de atención al público (ejecutivos, promotores, asesores, etc.) conozcan el valor de capturar la información adecuada en cada campo de los formularios.

Hay información que se captura sola (como el origen, en el caso de los medios digitales), pero dejar vacío el campo de medio de origen en una captura manual provocará que los reportes de origen carezcan de confiabilidad y, en su caso, necesiten ser capturados en el sistema posteriormente. A manera de ejemplo.

Otro punto de conflicto es actualizar la fase del pipeline en que cada prospecto se encuentra. Si no se realiza, se está perdiendo un dato que permitirá al prospecto ser incluido en algún esfuerzo (como un correo masivo), para hacerle avanzar en el pipeline.

Por supuesto, un buen CRM contará con formularios que permitan capturar ágilmente volúmenes grandes de prospectos de manera manual y también entradas que permitan el ingreso automático al sistema, de los datos de prospectos provenientes de medios digitales.

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