Crear un sistema para el proceso de inscripción de una escuela, academia y/o universidad, implica tomar en cuenta aspectos que tienen que ver con el funcionamiento de las distintas áreas que componen su flujo de trabajo, para entonces conseguir matrículas.
Por muy dispar que parezca esto, claramente, quienes desarrollamos sistemas para el proceso de inscripción de una institución educativa tomamos en cuenta desde aspectos o características que un aspirante pueda tener, hasta los diversos modelos de pago online que existen y la experiencia que la plataforma digital ofrece a los aspirantes en el proceso de llevar a cabo su inscripción.
Sabemos que pasar del formato de inscripción en papel al formato de inscripción digital sucedió casi de la noche a la mañana para muchas instituciones educativas y, si recién te estás enfrentando a la situación de definir qué aspectos de tu actual proceso de inscripción te funcionarían para crear un sistema mucho más eficiente en formato digital, aquí encontrarás algunos tips para lograrlo.
Tips para definir el proceso de inscripción ideal dentro de tu institución educativa
1. Define las respuestas a preguntas frecuentes
Junto a tu equipo de marketing, precisa las preguntas más frecuentes que los aspirantes o padres de familia le realizan a tus colaboradores sobre el proceso de inscripción. Pueden ser preguntas como:
- ¿Cuál es la oferta educativa qué manejan?
- ¿Se tiene que presentar un examen de ingreso?
- ¿Cuándo podemos visitar la escuela físicamente?
- ¿En dónde puedo realizar el depósito?
- ¿Me van a enviar mi tira de materias por correo?
2. Realiza un esquema de tu proceso de inscripción tradicional
Las preguntas clave aquí son: una vez que mi prospecto mostró interés en mi institución educativa, ¿qué sigue? ¿qué pasos son los que realizamos para concretar su inscripción? Esto te facilitará la creación del siguiente punto.
3. Haz un mapa del proceso de inscripción que deseas ofrecer a los prospectos
Si todavía no lo tienes claro, ¡no te preocupes! Con gusto te ayudamos en ello. La idea es que puedas crear y adoptar las etapas que más te convengan, a partir de estas sugerencias:
Etapa 1
Revisa que tu sitio web muestre de manera clara: oferta educativa, medidas de sanidad,
proceso de admisión, costos, promociones, información sobre próximo inicio de ciclo, información de contacto (teléfonos, correo electrónico, etc.), así como los horarios de atención.
Etapa 2
Realiza un formato de registro fácil de llenar. Considera no estar solicitando datos excesivos
sobre los prospectos.
Etapa 3
Crea un video mostrando las instalaciones de tu institución educativa. Un recorrido de forma
virtual es la manera en que puedes acercar a los prospectos a conocer la escuela o colegio de manera física y es un punto clave en la toma de decisiones.
Etapa 4
Establece un enlace directo y cómodo para los prospectos, porque en esta etapa se ofrece el costo y se habla de las promociones para llevar a cabo el proceso de inscripción. Apóyate de recursos como videollamadas, videoconferencias o webinars, en los que puedas externar los beneficios que tu institución educativa tiene.
Etapa 5 y 6
Examen de admisión y resultados. Aunque no muchas instituciones educativas realizan ambos procesos, algunas otras sí. Por ello, te sugerimos que, en caso de incluir un examen de admisión digital, te reúnas con los pedagogos correspondientes o los directores de carrera, para simplificar el examen y dar respuesta a la brevedad.
Etapa 7
Pago y recepción de documentos. Establece de manera clara en qué institución bancaria o bajo qué método de pago se debe realizar el depósito, aunado a fijar una fecha en el calendario para recibir la documentación física de los aspirantes. Esto lo puedes llevar a cabo mediante una agenda digital.
Otras sugerencias
También puedes crear un tutorial en formato de video para dar a conocer tu proceso de inscripción e incluirlo en tu sitio web. ¡Esto facilitará el registro de tus aspirantes!
Esperamos que nuestras recomendaciones te lleven a crear el proceso de inscripción ideal para tu institución educativa. Una vez que lo definas y refuerces, ponte en contacto con ProspectusCRM para que juntos hagamos posible un proceso de inscripción detallado, que permita la gestión de prospectos sin la pérdida de su seguimiento. Cada día estás más cerca, sigue así.
