Si bien hoy existen decenas de marcas de CRMs en el mercado y desarrollados en diferentes partes del mundo, es muy importante que analices el enfoque o especialización que tienen, pues ello jugará un papel muy importante en la implementación y el uso que se les pueda dar.
La mayoría de estos sistemas han sido desarrollados con el propósito de administrar los procesos de venta de cualquier giro comercial. Al ser genéricos, pueden gestionar la comercialización en una farmacia, hotel, refaccionaria, banco, tienda departamental, entre otros, pero… ¿es esto lo que una institución educativa, academia o centro de aprendizaje necesita?
En realidad, para una institución educativa, un CRM genérico puede resultar poco práctico, pues su oferta gira en torno a un servicio de enseñanza y/o capacitación, no a productos tangibles o intangibles. No necesitan saber cuántos “artículos” se vendieron, sino cuántos alumnos se inscribieron. No buscan conocer su producto estrella, sino su programa con mayor demanda. No tienen clientes, tienen prospectos o aspirantes.
Contemplando lo anterior, el primer paso y la pregunta principal a responder es:
¿Por qué es importante el proceso de implementación de un CRM en un departamento de admisiones?
Aquí te damos 5 razones:
- Porque de ello va a depender el correcto funcionamiento del departamento.
- Porque los directivos conseguirán reportes adecuados.
- Porque se obtendrán datos precisos que llevarán a tomar decisiones estratégicas.
- Porque se obtendrán indicadores específicos, que hablen de alumnos inscritos.
- Porque se tendrá información de cumplimiento de metas, costo promedio por inscrito, avances de la campaña implementada, inscritos por región, etc.
Adaptar vs Configurar
Si te decides por un CRM no especializado, lo que conseguirás es un sistema para ventas generales. Éste, debe pasar primero por un proceso de adaptación, lo que podría implicar cambios que requieran programación para que pueda acoplarse a las necesidades de una escuela o institución académica.
Si la institución no cuenta con el equipo técnico especializado, su proveedor tendrá que hacer esas adaptaciones y ello encarecerá el costo del sistema. Si, por el contrario, cuentas con el equipo, podrás ahorrarte ese pago extra, pero estarás a expensas del tiempo que te lleve adaptarlo (que podrían ser días, semanas o incluso meses).
Asimismo, si no se hacen estos cambios en el software, la curva de aprendizaje podría prolongarse más de lo necesario y el equipo de admisiones tendría que regresar a usar hojas de cálculo o apuntes en papel, ya que les ganará la operación diaria.
En cambio, un sistema CRM especializado en instituciones educativas, como ProspectusCRM, por naturaleza está enfocado en procesos de inscripción de nuevos alumnos y, aunque es claro que no todas las escuelas tienen el mismo proceso, supone una herramienta que se puede configurar con base en tus requerimientos.
La configuración es un proceso más ágil que una adaptación y prácticamente te permite personalizar el CRM a tus necesidades. Esto lo hará más amigable para el equipo de admisiones, además de que la curva de aprendizaje será más corta y les permitirá enfocarse en sus labores de seguimiento. De igual manera, los reportes tendrán más sentido para los directivos y la interpretación de resultados será más clara a fin de tomar decisiones estratégicas.
Ahora que conoces esta información y estás por implementar un CRM en tu escuela, seguramente elegirás el indicado.
