Unas de las aplicaciones de software más utilizadas en cualquier entorno productivo son sin duda las hojas de cálculo. La facilidad y flexibilidad para trabajar con ellas hacen que las personas las utilicen para recopilar y organizar información de manera muy simple. Sin embargo, esta simplicidad podría encerrar más retos y problemas, que los beneficios que se pudieron contemplar inicialmente. A continuación te compartimos algunos de los problemas más comunes cuando hablamos de gestionar nuestros prospectos en hojas de cálculo.
Errores e inconsistencia en la información. Debido a que en las hojas de cálculo se permite la introducción de cualquier tipo de datos, es común que las personas ingresen valores en celdas que no corresponden, diferentes formatos para un mismo tipo de dato o diferentes formas de representar un mismo valor, por ejemplo: dólar, dólares, USD, dólar americano, dólar estadounidense, etc. Todo esto sin contemplar los errores comunes como la ortografía o errores de dedo.
Seguridad de la información. Si se utiliza una hoja de cálculo almacenada en el escritorio y el archivo se daña, estaremos perdiendo toda la información que este contenga. Adicionalmente, se corre el riesgo de que alguien haga una copia de ese archivo sin autorización. Si hablamos de una hoja de cálculo almacenada en la nube, es importante validar si se cuenta con un sistema de privilegios o permisos, pues de lo contrario, todas las personas podrían acceder a ver la información que contenga el archivo.
Diferentes versiones de la información. Si nuestro equipo está conformado por más de una persona y cada uno lleva su propio registro en un archivo, podemos tener versiones distintas de la información, lo que puede impactar de manera negativa a la hora de tomar decisiones.
Problemas para el seguimiento de prospectos. Si bien es cierto que la hoja de cálculo nos permitirá registrar los datos de los prospectos de manera muy simple, también es cierto que no nos ayudará a llevar el seguimiento que se le ha dado a cada uno, esto es: quién los ha contactado, qué se les ha dicho, cuándo, a qué hora, cuántas veces, a través de qué medios, etc.
Problemas para presentar informes. Es un hecho que todas las áreas de admisiones tendrán que presentar informes de los logros alcanzados en un periodo de tiempo. Para presentar estos informes se requieren de datos resumidos que, generalmente, implican que las personas tengan que concentrar toda la información de los diferentes archivos que se trabajan y, si a esto le agregamos los errores e inconsistencia de datos, el informe se convierte en un verdadero reto con más márgen de error.
Lentitud con el volumen de datos. Cuando comenzamos a trabajar con una hoja de cálculo no suele haber problemas, pero en la medida en que nuestro archivo se vuelva más grande empezaremos a tener problemas para trabajar con los datos, ya que su carga se volverá lenta, obstaculizando su análisis.
Ten en mente que al mencionar los retos o problemas implicados en el uso de hojas de cálculo para los procesos de captación e inscripción, no queremos plasmar una idea de que no son útiles, por el contrario, sabemos que son una herramienta muy poderosa. No obstante, debemos tener claro que hay otras herramientas que se desarrollan con fines específicos a estos procesos, como ProspectusCRM, que está 100% desarrollado para atender la prospección y seguimiento de prospectos. ¿Quieres saber más al respecto? Ponte en contacto con nosotros; estaremos felices de agendar una demostración y hablar de los beneficios que un CRM encierra.
