El seguimiento a aspirantes de una institución educativa tiene un objetivo muy claro, pero que muchas veces se olvida entre el equipo de asesores. Se trata de poder identificar las inquietudes que puede tener un aspirante, e incluso sus familiares, ante la oferta educativa de nuestra universidad, escuela o academia.
Ante esta situación, es indispensable crear un seguimiento claro y efectivo, que evite obtener una alta tasa de porcentaje de pérdidas de prospectos.
Con esto en mente, queremos compartirte una propuesta de seguimiento a aspirantes para que la analices y adaptes de acuerdo a los procesos internos de tu institución:
Etapa 1. Conocimiento de las necesidades de tu prospecto.
La premisa es sencilla: si no sabes qué busca o necesita tu prospecto, no podrás hacerle una propuesta potencialmente atractiva. Por eso, incluso si para este punto el prospecto ya se registró a través del formulario de tu página web para recibir más información o para recibir tu newsletter, el verdadero factor determinante es que el asesor asignado conozca todos los puntos importantes de la propuesta educativa que le interesa y planifique la información o materiales que se le enviarán. Ten en mente que no se trata solo de enviar la información, sino de que esté completa, resulte atractiva y fácil de entender, tenga información de contacto, y se envíe en el momento solicitado.
Piensa en esta etapa como el equivalente al primer contacto que se tendrá con el prospecto.
Etapa 2. Acompañamiento en la toma de decisión.
Es muy importante que tus asesores tengan la firme convicción y el entrenamiento adecuado para resolver todas las inquietudes que pueda presentar el aspirante, sepan resolverlas y que no lo dejen solo cuando tenga que tomar la decisión de inscribirse al programa de su interés. Como parte de esta etapa pueden hacerle una llamada telefónica o enviar información adicional de su interés mediante correo electrónico, así como una propuesta económica que le facilite tomar una decisión.
Etapa 3. Después del sí, continúa la atención.
Es indispensable que en tu proceso de seguimiento a aspirantes incluyas la atención postventa, ya que es parte fundamental del camino de tu proceso de inscripción si lo que quieres es conseguir fidelización por parte de tu comunidad estudiantil.
Adicionalmente, queremos mencionarte que utilizar un CRM especializado en instituciones educativas, como ProspectusCRM, te ayudará a que el seguimiento a aspirantes sea más eficiente, automatizado y sin pérdidas de información. Por si eso fuera poco, te proporcionará las métricas que necesitas para evaluar cómo se gestionó el seguimiento a aspirantes en cada ciclo de admisiones.
Recuerda que ProspectusCRM permite a tus asesores:
- Agendar actividades
- Recibir alertas de seguimiento
- Realizar búsquedas individuales o grupales de prospectos
- Consultar las interacciones de cada prospecto o aspirante (llamadas telefónicas, correos, formularios, WhatsApp, etc.)
- Utilizar herramientas para generar referencias y fichas de pago o incluir folletos informativos en correos electrónicos
- Realizar envíos masivos de correos electrónicos a través de proveedores de email
¡No dejes al último la estrategia de seguimiento a aspirantes!
Estás en el momento perfecto para diseñar tu plan para el próximo periodo de admisiones. Al llevar a cabo este proceso, serás capaz de conocer mejor a tus prospectos, identificar problemas con anticipación, medir el rendimiento de tu equipo de asesores y no dejarás que se te escape ningún prospecto.
Si ya cuentas con ProspectousCRM, acércate a nosotros para que te ayudemos a sacarle el mayor provecho. Si todavía no contratas este excelente CRM especializado, contáctanos, todavía estás a tiempo de revolucionar tus procesos y detonar tu captación de prospectos.
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