¿Cómo funciona un funnel de ventas para instituciones educativas?

El marketing es una herramienta fundamental para atraer interesados en la oferta educativa de tu escuela, universidad o colegio. En este sentido, la correcta implementación de un modelo de funnel de ventas para instituciones educativas te permitirá planificar y gestionar el procesos de ventas y seguimiento a alumnos. Ahora, quizás te preguntes ¿qué es un funnel de ventas?

Un funnel o embudo de ventas es el modelo que se diseña para incluir las fases o etapas por las que pasa un usuario desde que conoce nuestro producto o servicio, hasta que se convierte en cliente. Su objetivo es optimizar todo el proceso para que la tasa de conversión sea más alta; es decir, que cada vez sea mayor el porcentaje de usuarios que compran nuestro producto o servicio.

Con esto en mente, el propósito de esta entrada de blog es darte a conocer las etapas y los conceptos que corresponden a un funnel de ventas sugerido para instituciones educativas.

1. Atraer

En esta primera etapa se busca captar la atención de padres o jóvenes que no han oído hablar de tu institución académica, o que ya te conocen, pero no lo suficiente. En este punto son considerados audiencia, ya que se les ofrece información general de la oferta educativa a fin de conocerla y determinar si es algo que les llama la atención o se alinea a sus necesidades. El objetivo es sencillo: Destacar y lograr visibilidad para presentar a tu institución educativa como la mejor opción. Para conseguir esto se pueden utilizar diversas herramientas, como anuncios en Facebook, formularios web, ferias estudiantiles/profesiográficas, visitas a escuelas, espectaculares, entre otros. Parece obvio, pero es importante mencionar que la denominación de “audiencia” ya lleva por sí misma un ejercicio de delimitación encaminado a compartir tu oferta con las personas que sabes que podrían estar interesadas. Si no se hace esto, los esfuerzos de publicidad estarán mal enfocados y los resultados no serán los esperados.

2. Convertir

Una vez que se consigue la atención de la audiencia o público meta, se busca convertir a los sujetos en leads, es decir, posibles estudiantes que demuestran algún tipo de interés en los programas educativos de la institución. Para este punto, las personas reconocen que tienen una necesidad que tu escuela, academia o universidad puede satisfacer y recurren a proporcionar sus datos para saber más al respecto. En esta etapa del funnel de ventas se pueden utilizar nuevamente herramientas como chatear en vivo mediante WhatsApp, insertar una llamada a la acción dentro de tu página web, enviar correos electrónicos personalizados, hablar por teléfono, compartir entradas de blog con información adicional o llevar a cabo eventos a puertas abiertas. 

Ahora, incluso registrando leads en tu base de datos, eso no determina que sean válidos o realmente estén en la posibilidad de inscribirse a tu institución. En otras palabras, no sabemos si tienen la capacidad económica para matricularse en uno de los programas, o si les resulta geográficamente posible asistir a las clases. Esto, sumado a muchos otros factores que aún faltan garantizar para determinar si existe una gran posibilidad de que se conviertan en alumnos. Por eso, después de generar leads, es importante convertirlos en prospectos y eso solo es posible mediante la evaluación de cada sujeto. Es en este paso que un CRM se vuelve adicionalmente útil, pues permite a los asesores de inscripción vaciar información útil sobre cada persona y así determinar si es posible definirlas como prospectos en los que vale la pena invertir tiempo y recursos.

De acuerdo a lo anterior, los prospectos serán aquellos estudiantes potenciales que han manifestado interés en inscribirse en alguno de los programas educativos de la institución y con quienes se ha establecido una comunicación bidireccional encaminada a darles cuanta información necesiten para tomar una decisión. Es en este momento donde se les pueden ofrecer descuentos, becas o extenderles la invitación a eventos especiales para incentivar la inscripción. La clave de esta etapa está en mantener un seguimiento constante y personalizado con cada uno de los prospectos, de tal forma que construyan un compromiso con tu institución y la elijan de entre las otras opciones que podrían tener.

3. Inscribir

Una vez que los prospectos han tomado su decisión y realizado el pago de inscripción, se convierten oficialmente en alumnos. No obstante, su matriculación no representa el fin de la interacción con ellos. El objetivo ahora está en formar relaciones con los alumnos y fidelizarlos a la institución. Es en este punto donde cobra relevancia el concepto de ciclo de vida y la ejecución de una comunicación aún más constante y personalizada. Entre las herramientas más utilizadas en esta etapa están el envío masivo de correos electrónicos personalizados, WhatsApp y redes sociales, ya que permiten mantenerlos informados e involucrados con su proceso de formación.

Es primordial mencionar que, a partir de este momento, es cuando surge (en caso de que se cuente con ello) la vinculación con un Sistema de Gestión Escolar (SGE). Esto ayuda a la institución educativa a llevar a cabo una gestión eficiente de los horarios y grupos de los alumnos, a la par con el historial académico de cada uno.

En conclusión, un funnel de ventas para instituciones educativas es una herramienta clave para lograr una gestión eficiente del proceso de captación de estudiantes potenciales y convertirlos en alumnos. Una vez que el lead está interesado, una plataforma como ProspectusCRM ayudará al área de asesores de inscripciones a llevar un correcto seguimiento y evaluación de los prospectos, gracias a sus diversas funciones.

Recuerda que en este proceso de seguimiento es indispensable contar con una estrategia. En otras palabras, definir acciones concretas encaminadas a alcanzar el objetivo de inscripción establecido por la institución. Dichas acciones se acompañan de herramientas que permitan maximizar los resultados y es ahí donde entra ProspectusCRM. Por otra parte, no pierdas de vista que cada institución académica funciona diferente y, por ende, llega a denominar sus etapas y ciclos de vida con otros nombres. Independientemente de los nombres establecidos, lo fundamental es establecer etiquetas y pasos que resulten lógicos para los procesos de admisión. Piensa en tus asesores y lo que necesitan para identificar en qué momento o nivel de compromiso se encuentran los interesados. ¡Seguro que con estas consideraciones lograrán aumentar su matrícula!

Si quieres conocer sobre las funciones y beneficios de ProspectusCRM, búscanos a través de nuestro formulario o conecta con nosotros a través de Facebook y LinkedIn.

Fuentes:

  • Embudo de ventas para captar estudiantes: Caso práctico (paullambi.com)
  • Captación de estudiantes: cómo usar el embudo de ventas para universidades (rockcontent.com)

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