Las ventajas de contar con una aplicación de comunicación inmediata como WhatsApp nos quedan claras y, afortunadamente, también a muchas de las instituciones educativas con las que trabajamos. Dicho esto, si le encuentras utilidad pero en ocasiones todavía te preguntas:
¿Cómo puedo, siendo una organización, lograr una comunicación efectiva a través de esta plataforma?
No te preocupes ¡tenemos la respuesta!
Antes de compartir contigo una serie de tips de comunicación para sacarle mayor provecho a WhatsApp (y WhatsApp dentro de ProspectusCRM), queremos recordarte que la atención al cliente debe ser el pilar de cualquier estrategia de comunicación que desees implementar con los interesados en tu oferta educativa. Si bien WhatsApp es una plataforma popular, eficaz y en la que las personas confían, lo cierto es que la clave está en ofrecer a tus prospectos experiencias personalizadas a través de ella. Para hacerlo, te recomendamos:
1. Prestar atención a la presentación de tu marca: esto implica crear una descripción de tu institución educativa para que sirva como introducción breve. Es importante que ésta enmarque la visión, misión y valores de tu organización. De igual forma, recuerda personalizar tu cuenta de WhatsApp colocando tu logo, así los usuarios te identificarán fácilmente.
2. Organizar el proceso de comunicación: este punto es fundamental, pues todos tus asesores deben saber qué proceso seguir al brindar atención por WhatsApp. Un tip de comunicación imperdible es el de definir y compartir con tu equipo de trabajo los lineamientos en cuanto al envío de información. Crear documentos en PDF de cada uno de los programas que brinda tu institución educativa, procurar la buena ortografía y redacción, así como tener modelos de respuesta pre-redactadas que ayuden a mantener la calidad de los mensajes, son algunos de los procesos que se pueden estandarizar.
4. Cuidar el tipo de lenguaje: recuerda que es muy importante alinear la comunicación de todos tus asesores en lo que respecta al tono, estilo y contenido. Por ello, te sugerimos buscar un tono amable sin perder la profesionalidad que caracteriza a tu institución educativa.
5. Decirles a tus prospectos que estás en WhatsApp: para lograr esto, coloca el ícono de la app o el número de contacto en tu página web y redes sociales, o bien, envíales un correo para notificarles. De esta forma sentirán a tu institución educativa más cerca y estarás ampliando los canales de comunicación disponibles.
6. Poner atención a la inmediatez: esto es nada más y nada menos que responder rápido. Si bien este punto parece sencillo, sugerimos que capacites a tus asesores en el tema, enfatizando que la finalidad es que no se pierda la oportunidad con ninguno de los prospectos. Acuérdate que ProspectusCRM también te ayuda en este caso, ya que registra a los prospectos que llegan por esta vía y te proporciona lo necesario para que se les dé el correcto seguimiento.
7. Definir el horario de atención: WhatsApp, al ser una plataforma de mensajería instantánea, se convierte en una herramienta que se puede utilizar 24/7. No obstante, es fundamental (tanto para tus asesores, prospectos y la misma institución educativa) definir, desde el inicio de su uso, un horario de atención. De esta manera habrá una atención más clara y no te enfrentarás a problemas de respuestas en tiempos incorrectos para los prospectos.
8. Crear mensajes de respuesta a preguntas frecuentes: a través de WhatsApp puedes redactar y establecer mensajes predeterminados, lo cual hará mucho más eficiente el proceso de atención a clientes, así como el trabajo de tus asesores. Te sugerimos tomar como referencia las preguntas frecuentes y respuestas que seguramente ya tienes en tu página web.
9. Ayudarles a tus prospectos anticipando la información que necesitarán: el objetivo es que, dependiendo del estatus en el que se encuentre el prospecto, puedas enviar con antelación:
- Información de la ubicación del campus donde se impartirá el programa de su interés, así como horarios.
- Datos para generar pagos (como números de cuenta y/o ficha de depósito para inscripción) y del proceso a seguir como tal.
- Calendario escolar con fechas relevantes de inicio, vacaciones, periodo de evaluaciones, etc.
Tomando en consideración estos tips de comunicación sabemos que podrás crear la estrategia de comunicación adecuada para tu institución educativa. Solo recuerda que es indispensable que la atención que brinden tus asesores de inscripción esté completamente alineada a los recursos, valores y objetivos de matriculación de tu institución educativa.
Aprovecha que ProspectusCRM pone a tu disposición su integración con WhatsApp, lo cual te permite dar un seguimiento ágil, personalizado y sin perder información sobre los prospectos. Si aún no has solicitado la integración, ponte en contacto con nosotros a través de nuestro formulario o mediante Facebook y LinkedIn.
